Las Administraciones Públicas y las empresas enmarcadas en este sector son conscientes de que los procesos manuales de transmisión de fax basados en papel no son suficientemente seguros y, por tanto, son sistemas con recorrido de mejora. Por otro lado, la recuperación de documentos recibidos por fax es a menudo complicada y propensa a errores. Los documentos se pierden y se traspapelan o pueden ser leídos por la persona equivocada.
¿Cómo ayuda Zetafax a los organismos públicos? Zetafax permite a los usuarios enviar y recibir faxes directamente desde sus ordenadores de forma automática y almacenarlos en un archivo central o un sistema de gestión de registros electrónicos. Los usuarios tienen sus propias cuentas de acceso; de esta forma los faxes entrantes sólo pueden ser vistos por los destinatarios a los que van dirigidos.
Nuestro reconocido software servidor de fax Zetafax es fácil de instalar, sencillo de utilizar y seguro. Proporciona comunicación de fax a diversos departamentos desde una localización central y desde el ordenador de cada usuario, sin necesidad de moverse de su sitio tanto para el envío como para la recepción de un documento. Zetafax garantiza un excelente retorno de la inversión, reemplazando las máquinas tradicionales de fax.
Enviar un fax mediante Zetafax ahorra un 80% de tiempo, permitiendo al personal una mayor dedicación a sus funciones primordiales. No hay consumibles que adquirir ni máquinas de fax que mantener. Puede asignarse una extensión individual (DDI) a cada usuario o departamento, que les permite recibir los faxes directamente en su ordenador de manera segura, sin necesidad de reenviarlos. El módulo SMS de Zetafax permite reemplazar el envío postal de recordatorios oficiales, por la comunicación electrónica e inmediata.
Sus principales ventajas son:
- Mejora la productividad y recorta los costes en consumibles de fax: El software de fax es un 80% más rápido que el fax tradicional. No requiere la compra de consumibles, ni el envío o archivo de documentos en papel.
- Reemplaza múltiples máquinas de fax por un único Servidor: Las comunicaciones vía fax de cientos de usuarios y departamentos se gestionan centralizadamente por único servidor y un administrador de sistemas.
- Crea un rastro de auditoria para el seguimiento de las comunicaciones por fax: Cada comunicación por fax crea un archivo que puede ser recuperado instantáneamente.
- Mantiene la seguridad y confidencialidad de la correspondencia: Al controlar el acceso mediante cuentas de usuario, la información confidencial se entrega y envía directamente desde el escritorio o e-mail del cliente a la persona indicada, en cuestión de segundos.
[heading type=3]Gane tranquilidad con un producto de eficacia probada en la administración pública [/heading]
Equisys, fabricante de Zetafax, lleva desarrollando el producto desde hace más de 20 años. Actualmente más de 60.000 empresas utilizan Zetafax en todo el mundo.
Micromouse distribuye Zetafax en España desde hace más 15 años. Nuestra experiencia avala la estabilidad y el funcionamiento del producto, que está instalado en más de 7000 empresas en nuestro país. Muchas de ellas pertenecen al sector público: Administración Central y Autonómica, Ayuntamientos, Servicios Municipales, etc .
[heading type=3]Mejore la prestación de los servicios [/heading]
Las actividades de la administración pública se centran generalmente en la atención al ciudadano. Actualizando la infraestructura TI de sus departamentos con Zetafax se prestará un servicio más flexible y fiable a un coste menor, incluyendo una reducción del malgasto de papel. Además conseguirán una mejor experiencia de usuario mientras que reduce la carga administrativa.
[heading type=3]Integración [/heading]
El servicio a la ciudadanía puede mejorarse garantizando el mínimo retraso cuando se requieren transmisiones de documentos vía fax. Zetafax se integra en las últimas plataformas (Windows Server 2008, Office 2007, Exchange Server 2007 y Windows Vista), clientes de correo electrónico (Lotus Notes 8 y Domino) y aplicaciones comerciales (CRM). Se genera automáticamente un archivo maestro de faxes enviados o recibidos por lo que siempre podrá hacerse un seguimiento y no se perderá ninguno.
[heading type=3]Cumpla con la normativa de protección de datos [/heading]
Cada uno de los faxes enviados o recibidos está a salvo. La seguridad e integridad de los datos se protege mediante credenciales de usuario para inicio de sesión, que permite visualizar sólo aquellos faxes que sean relevantes para el usuario o su departamento. Zetafax también genera un archivo diario en el que se pueden determinar los permisos de control de acceso por usuarios específicos, manteniendo automáticamente todos los faxes enviados o recibidos para facilitar su seguimiento y evitar su pérdida.
[heading type=3]Agregue las capacidades SMS a su fax [/heading]
El módulo SMS de Zetafax permite, por ejemplo, enviar los recordatorios de las citaciones al teléfono móvil de cada ciudadano.