Para muchas organizaciones la migración a la nube ha supuesto trasladar las ineficiencias del almacenamiento On-Premise. Con la presunción que la nube es infinita, el crecimiento en el volumen de datos tiene tendencia a infinito.
Son ya muchas las compañías que cada mes reciben un recibo adicional por el exceso de almacenamiento en M365. A esto se añade otro aspecto fundamental como es la protección del DATO y las normativas que comprometen a las organizaciones en su rol de responsables en su custodia, como por ejemplo GDPR. La ecuación es sencilla a mayor volumen de DATO, mayor volumen de riesgo.
¿Cuáles son las tarifas por uso de almacenamiento adicional de M365?
Las suscripciones a M365 (planes E3 y E5) y O365 (planes E1, E3 y E5) incluyen una capacidad de almacenamiento de 1 TB compartido para la organización y 10 GB adicionales por suscripción.
Si una organización supera esta capacidad de almacenamiento, debe agregar capacidad de almacenamiento adicional a una tasa de aproximadamente 0,20 USD por GB y mes. También hay que sopesar la posibilidad de limpiar su huella de datos o, en algunas situaciones, sopesar un mix de ambas opciones.
Con estos números, una organización con 40.000 suscripciones tendrá un derecho de almacenamiento de archivos de poco menos de 400 TB en su tenant de SharePoint; 400TB antes de que se encuentren con cargos por exceso de uso de almacenamiento. Esto suena, a priori, como una capacidad suficiente pero no siempre es así y hay que planificar con cuidado tanto en el corto como en el medio y largo plazo.
¿Por qué las tasas de crecimiento son diferentes en M365?
La función de Control de Versiones de M365 es el factor más importante que impulsa el crecimiento en el volumen de los datos en SharePoint Online.
Las nuevas listas y bibliotecas están configuradas de forma predeterminada para conservar hasta 500 versiones de cada archivo y se crea una nueva versión cada vez que se guarda un archivo, manual o automáticamente. Cada versión cuenta para el consumo de almacenamiento en su totalidad. Esto es de vital importancia: SharePoint Online no almacena cambios entre versiones, si no que el archivo completo se almacena cada vez. Por ejemplo, un archivo de PowerPoint de 6 MB, editado para errores tipográficos en el transcurso de una semana, podría existir fácilmente en 500 versiones con una huella de datos total de casi 3000 MB.
¿Necesito planificar los cargos por exceso de capacidad?
Si todavía te estás haciendo esta pregunta, entonces eres uno de los afortunados.
Para una organización que comenzó la transición a gran escala al ecosistema M365 hace unos tres años, Teams ahora es ahora una de las principales áreas de trabajo corporativo y, muy probablemente, SharePoint Online es el repositorio principal de almacenamiento de archivos. El consumo de almacenamiento ahora se acelerará a tasas desconocidas y preocupantes; impulsado por los aumentos habituales en el tamaño de los archivos, por las nuevas oportunidades para colaborar y compartir y, lo que es más importante, por la forma en que SharePoint Online mantiene las versiones de archivo.
Supongamos una organización hipotética de 40.000 empleados que comenzó su viaje al M365 migrando 250 TB de datos. Cuando usaban el almacenamiento NAS, la tasa de crecimiento anual de datos era del 30%. Pero la tasa de crecimiento en SharePoint Online es bastante diferente. Lo normal es que hacia el final de primer año ya ha recibido la primera factura por sobrecostes de almacenamiento. Al final del segundo año los volúmenes en datos serían inmanejables y su impacto financiero sobre el presupuesto corporativo muy importante, con un sobrecoste que puede llegar a finales del cuarto año, si no se tomasen medidas correctivas, de más de $ 5 millones. Y esto hay que sumarlo al coste de las suscripciones de M365.
En la hipotética organización que hemos planteado asumimos que la tasa de crecimiento de datos subyacente se mantiene en el 30%, y que cada nuevo archivo se almacena en el backend una media de 3 versiones de igual tamaño. La situación, y el impacto financiero resultante, obviamente puede ser mucho más dramático.
En el tenant de casi 1 PB de esta organización el 72% de los datos se atribuyeron a versiones históricas.
¿Cómo MICROMOUSE te ayuda a reducir los sobrecostes por almacenamiento en M365 Y O365?
Un registro de cambios en un archivo se considera cada vez más redundante a medida que ese archivo envejece. Mantener las versiones históricas de los archivos recientemente modificados y eliminarlas para los archivos más antiguos es una opción para optimizar el almacenamiento. De este modo IT puede ofrecer la función de historial de versiones para los escenarios donde puede aportar valor y restringir donde ya no lo hace.
Cada cliente es único y por ello nuestra solución de Gestión de Almacenamiento proporciona recomendaciones sobre la estrategia de retención adecuada, incluso proyectando sus efectos en el tiempo.
El siguiente gráfico está tomado de un proyecto real con nuestra solución de Gestión de Almacenamiento llevada a cabo en una compañía europea de ámbito internacional durante el pasado mes de junio. Muestra el efecto de las versiones históricas en la huella de datos general en sus 1000 sites principales:
El siguiente calendario de retención de Historial de Versiones es el que se trabajó en el cliente cuya gráfica hemos visto:
Al implementar este cronograma, la organización puede reducir su volumen total de datos de archivos en casi un 50% (y eliminar el casi 100% de sus sobrecostes de almacenamiento). En el momento de redactar este informe, se esperaba que el trabajo se completara a fines de agosto de 2023, menos de tres meses después de la puesta en marcha.
¿Hablamos de gestión inteligente del almacenamiento?